Die perfekte Reisekostenabrechnung auf dem iPhone

Die perfekte Reisekostenabrechnung auf dem iPhone

In jedem Unternehmen mit reisenden Angestellten ist die regelmäßige Reisekostenabrechnung ein ungeliebtes Thema. Entweder wird mit Excel Vorlagen gearbeitet oder eine komplizierte „professionelle“ aber ungeliebte Lösung ist im Einsatz. Der Weg von Excel und Papier zu einer professionellen Lösung ist oft steinig und teuer. Dabei gelingt Ihnen mit nur drei Apps für iOS die perfekte digitale Reisekostenabrechnung auf dem iPhone. Dazu benötigen Sie die folgenden Apps:

Die eigentliche Reisekostenabrechnung

Logo ReisekostenappReisekosten von Von DATALINE GmbH & Co.KG. Die eigentliche Reisekosten App. Sie berechnet alle gesetzlichen Pauschalen und erstellt die eigentliche Reisekostenabrechnung. Die App kostet derzeit 6,99€ einmalig. Hinzu kommen ab dem zweiten Jahr 1,09€ für die jeweils geltenden gesetzlichen Pauschalen. Das ist vor allem notwendig, wenn internationale Reisen abgerechnet werden sollen.

Die App genügt, um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Allerdings sind Fotografien von Belegen mit der vollen Auflösung der iPhone Kamera hinterlegt und nicht zugeschnitten. Sie enthalten die Unterlage, auf die der Beleg fotografiert wurde.

 Eine App um Belege zu fotografieren

Scanner ProSie können im Prinzip jede Scanner App verwenden. Mein Tipp ist die App Scanner Pro von Readdle Inc. für derzeit 4,49€ im Appstore. Die App kann mit Arbeitsabläufen automatisiert werden, automatisch Dokumente fotografieren und Scans in der Fotobibliothek des iPhone speichern. Alles Funktionen, die für einen reibungslosen Ablauf benötigt werden. Mit dieser App scannen Sie zunächst die Belege und fügen diese der Fotobibliothek hinzu.

Die App kann man im Produktivitäts-Paket von Readdle kaufen und ein paar Euros sparen.

Eine App zum Unterschreiben

PDF-ExpertMit PDF-Expert von Readdle Inc. können Sie die erstellte Reisekostenabrechnung nachbearbeiten und Ihre Unterschrift einbinden. Ebenfalls kann der Vorgesetzte eine erhaltene Reisekostenabrechnung unterschreiben und weiterleiten. Die App kostet derzeit 10,99€ im Appstore. Falls Sie das Produktivitäts-Paket nehmen, zahlen Sie 14,99€ für Scanner Pro und PDF-Expert und erhalten zusätzlich noch Printer Pro. Mit Printer Pro können Sie eine Reisekostenabrechnung auf einem im WLAN vorhandenen Drucker direkt vom iPhone drucken.

 

Die Einrichtung

Scanner Pro

ArbeitsablaufInstallieren Sie die drei Apps aus dem App Store auf Ihr iPhone. Dann starten Sie zunächst Scanner Pro, um einen Arbeitsablauf einzurichten. Dieser soll die Seiten eines gescannten Dokuments in die Fotobibliothek des iPhone speichern und anschließend das PDF wieder löschen. Gehen Sie dazu in der App auf die Einstellungen (das Zahnrad oben links) und wählen Sie weiter unten unter Arbeitsabläufe den Punkt „Arbeitsablauf hinzufügen“.

Geben Sie dem Arbeitsablauf einen sprechenden Namen z.B. „Belege als Fotos speichern“. Fügen Sie als ersten Schritt „In Fotos speichern“ hinzu. Wählen Sie dann „Aktion hinzufügen“ und dort die Aktion „Dokument löschen“ (siehe Screenshot). Durch die Einrichtung des Arbeitsablaufs sparen Sie Sich in Zukunft eine Reihe von Klicks.

Dataline Reisekosten

Reisekostenabrechnung auf dem iPhoneIn der Reisekosten App haben Sie eine Reihe von weiteren Einstellungen, die Sie über das Zahnradsymbol oben links vornehmen müssen. Geben Sie Ihre persönlichen Daten wie Name und Bankverbindung ein. Falls Sie mit einem PKW reisen, im zweiten Menüpunkt das Kennzeichen Ihres PKW. Sie können bei jeder Einstellung (Fahrzeug, Übernachtung, Verpflegung) wählen, ob die steuerlichen Pauschalen berücksichtigt werden sollen oder ob Sie individuelle Pauschalen berücksichtigen wollen. Falls Ihr Unternehmen eine geringere oder höhere Pauschale zahlt als der Gesetzgeber es vorsieht, schalten Sie den Schieberegler für die gesetzlichen Pauschalen aus und geben Sie Ihre unternehmensindividuellen Pauschalen ein. In der Regel müssen Sie bei Übernachtung die Schieberegler für „Automatisch berücksichtigen“ und „Steuerpauschale verwenden“ auf aus schalten. Die meisten Übernachtungen werden als Beleg nachgewiesen. Im letzten Menü „Einstellungen“ schieben Sie den Schieberegler „Berichterstellung statt Aktionsmenü“ noch auf an. Das spart ein paar weitere Klicks.

PDF-Expert

Drei Punkte MenüIn PDF-Expert gibt es in den Einstellungen nicht viel zu konfigurieren. Sie können Zugriff auf iCloud, Dropbox, Evernote, Google Drive usw. konfigurieren. Wichtig ist, dass Sie Ihre Unterschrift hinterlegen. Falls Sie Reisekostenabrechnungen auch genehmigen müssen, sollten Sie auch noch einen Stempel konfigurieren. Dazu öffnen Sie bitte ein beliebiges PDF-Dokument. Am unteren Rand sind drei Punkte. Erweitertes MenüWenn Sie diese auswählen, ändert die App das Menü und Sie haben ein erweitertes Menü mit Stempel und Füllfederhalter.

Klicken Sie dort auf das Symbol mit dem Füllfederhalter. Es geht ein weiteres Fenster auf, in dem Sie Ihre Unterschrift hinterlegen können. Auf dem iPhone müssen Sie das Gerät quer halten und können mit dem Finger unterschreiben. Falls Sie ein iPad Pro besitzen, können Sie auch mit dem Apple Pencil unterschreiben. Verwenden Sie PDF-Expert auf mehreren Geräten (iPhone, iPad, Mac), synchronisiert PDF-Expert Unterschrift und Stempel über alle Geräte hinweg. Sie können schön auf dem iPad unterschreiben und die Unterschrift auf jedem Gerät verwenden. Stempel für ReisekostengenehmigungNachdem Sie die Unterschrift hinterlegt haben, wählen Sie den Stempel und dann oben „Eigene“. Jetzt können Sie einen eigenen Stempel erstellen, den Sie zum Genehmigen verwenden. In den Stempel nehmen Sie am besten die Uhrzeit und das Datum mit auf. Der Screenshot zeigt, wie so ein Stempel konfiguriert werden kann. Der Stempel hält fest, wann Sie eine Reisekostenabrechnung auf dem iPhone genehmigt haben.

Mit diesem letzten Schritt der Unterschrift und des Stempels betreten Sie rechtliches Graugebiet. Sollten Sie Reisekostenabrechnungen tatsächlich mit Unterschrift einreichen und genehmigen müssen, drucken Sie die Abrechnungen direkt aus der Reisekosten-App aus und heften die Belege im Original hinten an. Dann können Sie Sich das Scannen der Belege sowie die Unterschrift des PDF sparen.

Der Ablauf zur perfekten Reisekostenabrechnung auf dem iPhone

Damit Sie die perfekte Reisekostenabrechnung auf dem iPhone erhalten, müssen Sie die drei Apps miteinander kombinieren. Den genauen Ablauf können Sie in dem YouTube Video ansehen. Falls Sie noch weiter automatisieren möchten, können die Daten der Reisekostenabrechnung auch noch per CSV-Datei exportiert und automatisch verbucht werden.

Nutzen Sie unsere Erfahrung für Quick Wins. Im Rahmen unserer Digitalisierungsberatung zeigen wir Ihnen weitere Möglichkeiten.

Die perfekte Reisekostenabrechnung auf dem iPhone
Tags:         

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.