Wiederholbare Projekte mit einer Lastenheft Vorlage

Wiederholbare Projekte mit einer Lastenheft Vorlage

Lastenheft VorlageSie führen komplexe IT-Projekte durch und beauftragen unterschiedliche Anbieter? Auch wenn es antik klingt, ein Lastenheft schafft Klarheit. Mit einer Lastenheft Vorlage vermeiden Sie Überraschungen und schaffen wiederholbare Projekte.

Was gehört in ein Lastenheft? Versetzen Sie sich in die Situation desjenigen, der das Lasterhaft liest. Ist das ein Lieferant, mit dem Sie seit langem zusammenarbeiten? Dann können Sie das Lastenheft knapp halten. Wollen Sie eine Ausschreibung mit mehreren fremden Lieferanten durchführen? Dann müssen Sie das Lastenheft ausführlicher schreiben. In der Regel schreibt der Auftraggeber in einem Lastenheft seine Wünsche an die zukünftige Lösung (Problemraum). Der Anbieter schreibt anschließend in einem Pflichtenheft, wie er das Problem lösen wird (Lösungsraum).

Wir hoffen zwar, dass ein Anbieter das Lastenheft aufmerksam liest, doch auch beim Anbieter ist Zeit knapp. Machen Sie es ihm deshalb leicht. Stellen Sie sich vor, dass Sie einem gut gebildetem Mittelstufenschüler mit einfachen Wörtern erklären müssen, was Sie von ihm erwarten. Die wichtigsten Abschnitte einem Lastenheft sind:

Falls in Ihren Fall weniger Kapitel notwendig sind, streichen Sie die überflüssigen Kapitel oder schreiben „Nicht anwendbar“.

Einleitung

Die Einleitung führt den Leser an das Thema des Lastenhefts heran. Im einfachsten Fall enthält Sie Autor, Datum und Version des Lastenhefts. Beschreiben Sie mit einigen Sätzen, was inhaltlich im Lastenheft beschrieben ist. Beispielsweise: Dieses Lastenheft beschreibt die zukünftige Autovermietungsplattform der CarRent GmbH.

Falls Sie in dem Lastenheft bestimmte Konventionen einhalten, erwähnen Sie diese in der Einleitung. Beispielsweise: Sämtliche Prozesse sind in der Notation BPMN 2.0 dargestellt.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung ist das wichtigste Kapitel in einem Lastenheft. Geben Sie Ihrem eigenen Management und dem Anbieter auf einer Seite einen Überblick, worum es eigentlich geht. Es ist eine der kreativsten Herausforderungen, umfangreiche IT-Projekte auf einer DIN A4 Seite darzustellen. Planen Sie dafür Zeit ein. Auch wenn sie am Anfang steht: Die Zusammenfassung schreiben Sie zeitlich zum Schluss.

Zusätzlich sollten Sie die Projektziele und den Nutzen des Projekts aufschreiben. Folgen Sie dabei unserer Anleitung für glasklare Projektziele.

Glossar

Klingt langweilig, schafft aber Klarheit. Ihre im Lastenheft geschriebenen Wörter zeichnen ein inneres Bild im Gehirn des Lesers. Je genauer Sie dieses Bild mit Ihren Wörtern beschreiben können, desto besser ist Ihr Lastenheft. Ein Beispiel gefällig? Lesen Sie den folgenden Satz und halten Sie kurz inne: „Ein Lebewesen bewegt sich über die Straße“. Was haben Sie sich vorgestellt, als Sie diesen Satz gelesen haben? Merken Sie sich Ihre Vorstellung. Ich tausche jetzt in dem Satz die zwei Substantive „Lebewesen“ und „Straße“ sowie das Verb „bewegen“ aus: „Eine Katze schleicht über die Landstraße“.

An diesem harmlosen Beispiel können Sie bereits erkennen, wie Ihre Wörter Klarheit schaffen oder Verwirrung. Definieren Sie Substantive und Verben. Beispiele für eine Autovermietung:

  • Eine Reservierung ist die Absicht eines Kunden, ein Fahrzeug zu mieten und geht einem Mietvertrag voraus.
  • Ein Mietvertrag ist ein konkreter Mietvorgang, bei dem ein Kunde ein Fahrzeug mietet.
  • Ein Fahrzeug ist entweder ein PKW oder ein Transporter.
  • Eingeben ist die Tätigkeit, bei der ein Anwender Informationen zu einem Datensatz (z.B. eine Reservierung) per Tastatur oder Spracheingabe für das System erfasst.
  • Anzeigen ist die Tätigkeit, bei der das System Informationen auf einem Monitor oder Display anzeigt.

Ist-Zustand

Auch der Ist-Zustand gehört in eine Lastenheft Vorlage. Beschreiben Sie beim Ist-Zustand die Situation, von der aus Sie Ihr Projekt durchführen wollen. Wenn Sie eine umfangreiche Prozessoptimierung durchführen, benötigt der Anbieter einen Überblick über die Ist-Prozesse. Diese muss nicht zu detailliert sein, allerdings sollten die wesentlichen Änderungen daraus hervorgehen. Das ist vor allem wichtig, wenn Sie Prozesse digitalisieren wollen.

Wenn Sie ein Altsystem ablösen wollen, gehört in dieses Kapitel eine knappe Beschreibung des Altsystems. Ist das Altsystem noch eine Anwendung auf dem Großrechner? Wollen Sie den Außendienst z.B. von Windows Notebooks auf iPad umstellen? Möchten Sie eine heterogene Systemlandschaft aus dem Zukauf verschiedener Firmen vereinheitlichen? Für einen Anbieter sind diese Informationen extrem wichtig, um den richtigen Kontext herzustellen.

Soll-Prozesse

Geben Sie dem Anbieter einen Überblick über Ihre Soll-Prozesse. Diese müssen nicht sehr Detailliert sein und die richtige Flughöhe haben. Bei einer Autovermietung sind z.B. die einzelnen Teilschritte der Reservierung eines Fahrzeugs nicht relevant. Aber die Tatsache, dass ein Kunde ein Fahrzeug telefonisch, im Web oder mit einer App reservieren kann, ist entscheidend.

Die einzelnen Funktionalitäten wie z.B. das Reservieren von Zubehör oder Zahlen mit Paypal werden im nächsten Kapitel aufgeschrieben. Dieses Kapitel soll einen Überblick vermitteln und nicht gleich in die Details des geplanten Systems abtauchen. Die Prozesse können Sie in unterschiedlichen Notationen darstellen:

  • EEPK – Erweiterte ereignisgesteuerte Prozessketten
  • BPMN – Business Process Model and Notation
  • User Story Maps

Als wichtigstes Hilfsmittel zur Strukturierung können Sie folgende Aussage nehmen: Alles, was ein Anwender zu einem Zeitpunkt an einem Ort durchführt, ist ein Prozessschritt. Verständlich? Im Detail: Wenn Sie ein Fahrzeug reservieren, dann reservieren Sie es nicht zur Hälfte und die andere Hälfte reserviere ich. Sie reservieren ein Fahrzeug entweder ganz oder garnicht. Das Reservieren eines Fahrzeugs ein Prozessschritt und nicht zwei oder drei.  Sie reservieren ein Fahrzeug auch nicht zu Hälfte heute in München und den Rest morgen in Hamburg. Das bedeutet: Ein Anwender reserviert ein Fahrzeug zu einem Zeitpunkt an einem Ort. Die Details wie Zubehör, Zahlungsbedingung usw. sind im Prozessmodell irrelevant.

Wenn Sie Anwenderrollen noch nicht im Glossar beschrieben haben, ist es spätestens jetzt Zeit, diese zu definieren. Beispiele für eine Autovermietung:

  • Fahrer: Fahrer des Fahrzeugs, nicht notwendigerweise auch der Kunde.
  • Kunde: Vertragspartner für einen Mietvertrag.
  • Innendienstmitarbeiter: Mitarbeiter in der Verwaltung der sich um die Abrechnung kümmert.
  • Stationsmitarbeiter: Gibt Fahrzeuge an Kunden oder Fahre aus.
  • Rücknahmemitarbeiter: Nimmt Fahrzeuge zurück, reinigt und tankt sie und stellt sie zur Vermietung wieder zur Verfügung.

Anwenderfunktionen

Der Abschnitt der Anwenderfunktionen ist der wichtigste in der Lastenheft Vorlage. Sie beschreiben aus fachlicher Sicht, welche Funktionen das zukünftige System bereitstellen soll. Perfekt ist Ihr Lastenheft, wenn Sie die Funktionen den Prozessschritten aus dem vorherigen Kapitel zuordnen können. Beispielsweise können Sie dem Prozessschritt „KFZ reservieren“ die Funktionen „Zubehör hinzufügen“, „Mit PayPal bezahlen“, „Mit Kreditkarte bezahlen“ zuordnen. Jeder Prozessschritt ist ein eigenes Unterkapitel bei den Anwenderfunktionen. Mögliche Unterkapitel für eine Autovermietung sind:

  • Fahrzeug reservieren
  • Fahrzeug ausgeben
  • Fahrzeug zurücknehmen
  • Rechnung senden

Unter dem Kapitel „Fahrzeug reservieren“ sammeln Sie die verschiedenen benötigten Funktionen. Beispielsweise „Zubehör hinzufügen“, „Mit PayPal bezahlen“ oder „Prüfen, dass die Reservierung für die Zukunft ist“.

Wenn Sie agil arbeiten, schreiben Sie in diesem Kapitel User Stories. Auch Use Cases sind eine mögliche Alternative, wie auch traditioneller Text. Achten Sie darauf, dass Sie die Substantive und Verben aus dem Glossar verwenden sowie die Anwenderrollen aus den Soll-Prozessen. Verwenden Sie keine passiven Verben. Beispiel?

  • Schlecht: Es wird geprüft, dass das Rückgabedatum vor dem Abholdatum liegt und in der Zukunft ist.
  • Besser: Der Kunde gibt das Abhol- und Rückgabedatum ein. Das System prüft, dass das Abholdatum in der Zukunft liegt. Falls das Abholdatum nicht in der Zukunft liegt, zeigt das System eine Fehlermeldung „XYZ“ an.

Die Frage ist: Hat ein unbeteiligter Dritter ein Bild vor seinem inneren Auge, wie das System reagieren soll? Falls nein, ist Ihr Lastenheft ungeeignet. Egal, ob agil oder klassisch.

Systemschnittstellen

Die Frage, welche Schnittstellen ein System zu anderen Systemen haben soll, wird immer wichtiger. Früher lasen Mensch die Daten von einem System ab und gaben sie in das nächste System ein. Heute entfällt diese Tätigkeit meistens. Automatische Schnittstellen übernehmen die Arbeit. Oft laufen Prozesse über mehrere Systeme. Die Vermietung eines PKW beginnt im Reservierungssystem und endet im Buchhaltungssystem. Betrachten Sie ein anderes System wie eine Gruppe von Anwendern. Deshalb gehört das Kapitel der Systemschnittstellen unbedingt in Ihre Lastenheft Vorlage.

Für ein Lastenheft ist nicht zwingend erforderlich, dass Sie die Schnittstellen im Detail beschreiben. Allerdings sollten Sie alle Schnittstellen zu internen und externen Systemen aufzählen. Achten Sie darauf, die Richtung der Schnittstellen anzugeben. Werden Daten vom anderen System importiert, dort hin exportiert oder synchronisiert? Beispiel:

  • Buchhaltungssystem: Rechnung exportieren
  • Buchhaltungssystem: Gutschrift exportieren
  • CRM-System: Kundeninteraktion exportieren
  • CRM-System: Kundendaten synchronisieren

Nicht fachliche Anforderungen

Nicht fachliche Anforderungen? Was ist das denn? Stellen Sie sich vor, Ihre IT hat die Anforderung, dass die zukünftige Anwendung auf einem Windows PC laufen soll. Oder die Anwendung soll als Datenbank Oracle verwenden. Das ist ein Bereich der nicht fachlichen Anforderungen.

Ein weiterer Bereich sind Anforderungen an die Protokollierung und Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen, z.B. im Rahmen der GdPDU.

Die Dokumentation des zukünftigen Systems ist ebenfalls eine nicht fachliche Anforderung. Soll der Anbieter bestimmte Werkzeuge und Notationen verwenden? Soll er überhaupt eine Dokumentation erstellen? Ähnlich ist die Art und Weise, wie das Projekt durchgeführt werden soll. Gibt es eine Methode, nach der sich der Anbieter richten muss? PMI? Scrum? Prince 2?

Daten und Berechtigungen

In diesem Abschnitt der Lastenheft Vorlage geben Sie dem Anbieter einen Überblick, welche Daten Sie verarbeiten wollen. Nicht jedes einzelne Attribut ist wichtig sondern die Beziehung der Daten untereinander. Außerdem geben Sie dem Anbieter ein Mengengerüst. Muss er mit 1000 Vermietungen pro Monat rechnen oder mit 1.000.000? Haben Sie 50.000 Kunden oder 100.000.000?

In Ihrem Lastenheft geben Sie dem Anbieter ebenso einen groben Überblick, wie komplex Ihre Berechtigungen sind. In manchen Unternehmen ist das Berechtigungskonzept so umfangreich, dass es in einem eigenen Teilprojekt behandelt werden muss. In anderen Unternehmen ist es wiederum einfach und kann schnell umgesetzt werden. Der Anbieter muss abschätzen können, wie komplex er das Berechtigungskonzept auslegen muss.

Datenmigration

Die Übernahme von Daten aus einem Altsystem in das neue System wird oft vergessen. Wenn Sie das Lastenheft schreiben, fehlen Ihnen Informationen, um die Datenmigration detailliert zu beschreiben. Sie können dem Anbieter aber mitteilen, ob er eine Datenmigration durchführen soll oder nicht. Ebenso können Sie aufzählen, welche Daten aus welchen Systemen übernommen werden sollen und mit wie vielen Datensätzen Sie rechnen.

Manche Datenmigrationen sind so komplex, dass sie ein eigenes Projekt werden. Ein Kernbankensystem abzulösen erfordert eine extrem aufwändige und exakte Datenmigration. Geben Sie in Ihrer Lastenheft Vorlage dem Anbieter deshalb einen Überblick, womit er zu rechnen hat.

Projektmanagement

Was erwarten Sie in Bezug auf das Management des Projekts vom Anbieter? Soll der Anbieter das Gesamtprojekt managen oder soll er lediglich die Software erstellen? Falls Ihre Anforderungen noch nicht ganz klar sind, soll der Anbieter diese in Workshops klären? Soll er Protokolle schreiben, Lenkungsausschüsse moderieren?

Erwarten Sie vom Anbieter, dass er bestimmte Werkzeuge und Verfahren einhalten soll? Gibt es in Ihrem Unternehmen z.B. eine JIRA Installation in welcher der Anbieter die User Stories schreiben soll? Soll der Anbieter den Sourcecode, den er erstellt, in ein spezielles Repository speichern? Schreiben Sie in Ihrem Lastenheft alle Verfahren auf, an die sich ein Anbieter halten muss.

Bei komplexen Vorhaben ist das Management des Projekts eine aufwändige Aufgabe. Der Anbieter muss wissen, ob er diese Aufgabe übernehmen soll oder nicht. Deshalb gehört das Kapitel Projektmanagement auch in die Lastenheft Vorlage.

Einführung und Schulung

Irgendwann ist die neue Software fertig gestellt und soll in den Betrieb genommen werden. Sie müssen Ihre Anwender schulen. Machen Sie das selbst oder soll das auch der Anbieter leisten? 30.000 Anwender in 50 Ländern und 6 Sprachen zu schulen, kann ein eigenes Projekt werden. Geben Sie dem Anbieter einen Überblick, was er zu erwarten hat. Auch wenn Sie keine Schulung vom Anbieter wünschen, ist das für ihn wichtig zu wissen. Deshalb darf dieser Abschnitt in Ihrer Lastenheft Vorlage nicht fehlen.

Neben der Schulung ist die Zeit unmittelbar bei der Einführung eine sehr wartungsintensive Zeit. Möchten Sie spezielle Unterstützung vom Anbieter während dieser Zeit haben? Beispielsweise im Helpdesk? Oder im 2nd Level Support?

Anhang

Das letzte Kapitel der Lastenheft Vorlage ist der Anhang. In den Anhang gehören alle weiterführenden oder Detaillierten Informationen. Beispielsweise wenn Sie einen komplexen logistischen Algorithmus definieren, der unbedingt vom Anbieter umgesetzt werden muss. Statt das Kapitel der Anwenderfunktionen aufzublähen, kann dieser in den Anhang verschoben werden. Sie können mit Querverweisen darauf verweisen.

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